+7 936 000-86-00

+7 929 608-09-66

Автоматизация магазина

Цели и задачи

Цель торгового предприятия — получение прибыли. На пути к этой цели необходимо решать различные задачи:

  • организация точного учета
  • уменьшение количества ошибок персонала
  • уменьшение злоупотреблений
  • прозрачность и контролируемость
  • легкость получения отчетности
  • ускорение рабочих процессов

 

Именно решение этих задач обеспечивает автоматизация. Что в конечном итоге ведет к росту прибыли магазинов.

 

Ключевое слово — система

В процессе автоматизации магазина проводится ряд организационных мероприятий, устанавливается оборудование, программное обеспечение, производится комплексная настройка их взаимодействия, обучаются сотрудники заказчика. В результате получается комплексная система.

Важно, что все это работает только в системе. Просто компьютеры и программы — это не автоматизация, а выброшенные на ветер деньги.

Грамотно подобранное оборудование, программное обеспечение, учитывающее все нюансы розничной торговли, хорошо обученные сотрудники — необходимые слагаемые, позволяющие успешно автоматизировать магазин.

 

Автоматизация: составные части системы

Рассмотрим главные компоненты системы автоматизации магазина.

Бэкофис — это товароучетная система. Ядро учета. Именно здесь хранится и обрабатывается вся информация о номенклатуре, движении товаров, ценах, продажах, затратах и еще целый ряд данных о работе предприятия.

С этими данными работают товароведы, операторы, менеджеры и руководители: контролируют продажи и планируют закупки, вносят новые товары, следят за расходами, учитывают прибыль.

Хорошо спроектированный бэкофис естественным образом «ложится» на технологические процессы в магазине. Необходимые действия — приходование товара, установка цен, учет продаж, инвентаризация, оплата поставщикам и т. д. — оформляются логичным и понятным способом. Любые хозяйственные операции находят свое отражение в программе.

В качестве бэкофиса для системы автоматизации магазинов мы выбрали продукт компании СофтБаланс «Далион». Это прикладное решение на платформе 1С. Разработчики учли множество особенностей в работе продовольственной и непродовольственной розницы. В результате получилась отличная программа, которую легко установить, несложно освоить и которой приятно и удобно пользоваться.

Для автоматизации складов и торговых предприятий без розничных магазинов мы используем прикладное решение, разработанное самой компанией 1С, — «1С: Управление торговлей». Это мощный инструмент, охватывающий все аспекты складской работы и оптово-розничной торговли.

Фронтофис — это кассовая программа. Ее основная задача — регистрировать продажи. То есть фиксировать в базе данных когда, что, за сколько и в каком количестве продано. Потом эти данные передаются в бэкофис, где с ними уже работают менеджеры и товароведы.

Однако продавать — не единственная функция кассового ПО. Не менее важным свойством фронтофиса является обеспечение полного контроля за действиями кассира. Проще говоря, грамотно спроектированный и настроенный фронтофис не дает кассирам воровать.

Во-первых, он должен протоколировать абсолютно все операции с POS-системой. Авторизация кассира, регистрация позиции, нажатие клавиш, открытие денежного ящика, отмена чека — всё, любые действия. Автоматизация в этом в случае позволяет очень легко восстановить картину произошедшего.

Во-вторых, в нем должна быть возможность строго и тонко разграничить права пользователей. Разрешать кассирам нужно только самые необходимые действия. Например, нельзя  позволять кассирам отменять или откладывать чек без привлечения старшего смены. Иначе кассир, после того как зарегистрирует  покупки и объявит покупателю сумму, отменит чек и пробьет пакетик за два рубля. Покупатель на чек внимания не обратит. А разницу кассир положит себе в карман.

Кроме этого фронтофис должен поддерживать широкий спектр оборудования. Очень неудобно, когда кассовая программа «умеет» работать только с одним типом клавиатуры или дисплея покупателя. К моменту поломки оборудование уже может быть снято с производства. И начинаются «танцы с бубном» по прикручиванию того, что есть в наличии.

И главное — фронтофис должен быть очень надежным. «Глюк» в кассовой программе — это остановка продаж. И, значит, мгновенные убытки.

Хороший фронтофис нетребователен к «железу», не «глючит», обеспечивает простой и понятный доступ к функциям кассира и обеспечивает полную безопасность операций. Именно таким является ПО компании Атол — «Фронтол». Мы используем его уже много лет и он однозначно является лучшей кассовой программой на рынке.

Оборудование автоматизации и ПК

Сюда относятся POS-система, сканеры штрих-кода, принтеры этикеток, терминалы сборposа данных, весы с печатью этикеток и просто электронные весы, ридеры магнитных карт и, собственно, компьютеры, на которые устанавливаются фронтофис и бэкофис. Оборудование должно быть надежным, функциональным и его должны поддерживать фронтофис и бэкофис. В качестве POS-систем мы используем продукцию компании Posiflex. Принтеры этикеток Citizen и Zebra. Сканеры Zebex и Honewell. Компьютеры подбираются, исходя из необходимой производительности. Главное — новые. Техника б/у допустима в очень редких случаях, когда нужно максимально снизить первоначальные затраты. Потому что простой из-за поломки ПК может быть долгим и, соответственно, очень дорогим.

Бухгалтерия

Бухгалтерия осуществляет учет финансов и — главное — отчитывается перед налоговой. Бухгалтерия состоит из бухгалтера и ПО, на котором он работает.

Бухгалтерия может быть на аутсорсинге, тогда бухгалтеру передаются только первичные (бумажные) документы, а он сам вносит все в базу и ведет учет. Либо вместе с бумажными документами ему напрямую в базу делается выгрузка из бэкофиса информации о движении денежных средств и товаров, чтобы избавить бухгалтера от необходимости вносить данные вручную.

Второй вариант — бухгалтер в штате. В этом случае ему необходимо обеспечить рабочее место и ПО. Как правило, программой бухгалтера является «1С: Бухгалтерия». Это универсальный инструмент, позволяющий как получать данные из бэкофиса, так и выгружать отчетность в налоговую в автоматизированном режиме.

Кадры

Кадры решают все ©. И это не фигура речи. Даже идеально спроектированная и установленная система автоматизации не будет работать, если ей будут пользоваться необученные или бестолковые сотрудники.

В небольшом предприятии, например, в магазине у дома на одну кассу, необходимо выделить одного ответственного сотрудника (директора, управляющего), который обучится работе с системой и по мере необходимости будет обучать новый персонал (кассиров, продавцов, упаковщиков, грузчиков). Он должен будет изучить как правильно делать приход, как устанавливать цены, как выгружать товар на кассу, как учитывать весовой товар, как печатать ценники, как закрывать смену и делать отчет о продажах за день. Как делать инвентаризацию и заказы поставщикам. Хорошо изучивший систему сотрудник сможет повысить эффективность работы магазинов за счет точного подбора ассортимента, уменьшая, например, возвраты молочной и колбасной продукции.

На крупном предприятии необходимо выделить направления работы, по каждому определить должность и обучить соответствующего сотрудника. Например, менеджер осуществляет заказ товаров, контроль остатков, выгрузку товаров на кассы, формирование отчетов о продажах. Оператор вносит накладные в базу данных, заводит номенклатуру. Кассир осуществляет оплату по накладным, выдачу зарплаты, контроль других расходов. Управляющий — контролирует деятельность магазинов в целом по аналитическим отчетам. Бухгалтер готовит алкогольные и налоговые декларации. По каждому виду деятельности готовится должностная инструкция и сотрудник обучается выполнять свою часть работы с использованием программ и оборудования.

Интернет

Без него работать сейчас хоть и можно, но очень сложно. Он нужен:

  • для удаленной поддержки
  • для контроля за работой сотрудников
  • для сдачи отчетов в налоговую и алкогольных деклараций
  • для работы банк-клиента

 

Хотя бы минимальный интернет должен быть обязательно. Стоит иметь в виду, что в крупном торговом центре, бизнес-центре или отдельно стоящем здании интернет может стать довольно серьезной статьей затрат. Поэтому оплату интернета нужно обязательно вносить в смету на открытие или автоматизацию магазина.

 

Масштаб магазина

От размеров предприятия зависит стратегия, на которую имеет смысл ориентироваться при планировании автоматизации.

Небольшое предприятие: минимизация начальных затрат

  • Аренда бэкофиса
  • Недорогой фронтофис на базе ПК
  • Минимум оборудования
  • Бухгалтерия на аутсорсинге
  • Обучение одного ключевого сотрудника
  • Интернет — модем 3G, если нет других вариантов

 

Среднее предприятие: оптимизация расходов

  • Аренда бэкофиса
  • Средний вариант фронт-офиса на базе ПК или специализированной POS-системы
  • Минимальный набор оборудования, простые модели
  • Бухгалтерия на аутсорсинге
  • Обучение директора (менеджера) + оператора (кладовщик)
  • Интернет — выделенная линия или 4G

 

Крупное предприятие: работа на перспективу

  • Аренда или покупка бэкофиса + аренда или закупка собственного сервера
  • Топовый фронт-офис на базе специализированной POS-системы
  • Полный набор оборудования: оптимальная производительность и имидж
  • Бухгалтерия в штате + аренда бухгалтерского ПО
  • Обучение руководства, менеджеров, операторов, кассиров, продавцов
  • Интернет — надежный, резервированный канал

 

Автоматизация в жизни

Один из вариантов автоматизации на примере алкогольного отдела продовольственного супермаркета. Особенность данного решения в том, что одна касса размещена в кассовом боксе на выходе из отдела — как в обычном супермаркете, в вторая — за прилавком. Это позволило организовать удобную продажу элитного алкоголя, не пряча его в застекленную витрину. А также пива и вина в розлив. Что весьма востребовано в спальных районах. При этом обе кассы работают одинаково и являются частью системы автоматизации. На любой из касс можно пробить как штучный товар по штрих-коду, так и разливной с помощью горячих клавиш.

Расскажите друзьям о нас!

new_atol_rus

СофтБаланс

АйБиТи Консалт

1c

cas

kaspersky

intel

intermec

metrologic

bitatek

zebex

Яндекс.Метрика